8 tips om de reboarding na corona zo effectief mogelijk te communiceren

We leven in een bijzondere tijd waarin veel dingen anders verlopen dan gewoonlijk. En voorlopig blijven er ook veel dingen nog wel anders dan voorheen. De werkvloer blijft nog wel even ingericht volgens de social distancing regels. Op dit moment werkt iedereen waar het kan nog steeds zoveel mogelijk thuis, maar het aantal mensen dat terugkeert naar de werkvloer neemt langzamerhand toe. En daarom is het tijd om na te gaan denken over de communicatie over de reboarding na corona.

Vóór de coronamaatregelen betekende reboarding het meenemen van medewerkers in strategische veranderingen. Nu is dat veranderd in je medewerkers meenemen in veranderingen die essentieel zijn om het werk op een veilige, gezonde en prettige manier voort te zetten.

Wij hebben 8 tips voor je om de reboarding zo duidelijk mogelijk te communiceren met je medewerkers:

1. Maak een communicatieplan voor de reboarding na corona

De interne communicatie rondom de reboarding omvat veel aspecten. Je hebt te maken met veel verschillende belangen en doelen. Daarom is het verstandig om hier een communicatieplan voor op te stellen. Daarin leg je vast welke doelgroepen je hebt (thuiswerkers, personeel in het warehouse, flexwerkers, kantoorpersoneel etc.) en welke informatie zij op welk moment aangereikt moeten krijgen. Daarna kun je deze boodschappen en doelgroepen koppelen aan de verschillende kanalen en middelen die je tot je beschikking hebt en de taken verdelen. Zo zorg je voor een gestructureerde aanpak en weet je zeker dat je niks over het hoofd ziet.

2. Creëer een reboarding moment dat bijblijft

Nieuwe regels moeten niet alleen tijdig, maar ook goed worden gecommuniceerd. Op deze manier worden deze beter nageleefd. Plan een moment in waarin je alle maatregelen binnen de organisatie uitlegt. Dit kun je bijvoorbeeld doen via Skype, Zoom of andere programma’s waarin je meetings kunt inrichten.

Om ervoor te zorgen dat dit goed bijblijft is het handig om dit anders dan gewoonlijk te doen. Gebruik dit moment om je waardering uit te spreken naar je medewerkers voor de manier waarop zij in deze moeilijke periode door hebben gewerkt. Geef ook ruimte aan plezier, houdt bijvoorbeeld een online quiz over het veilig terugkeren op de werkvloer. Ook zou je de medewerkers een -terug naar de werkvloer- pakketje kunnen sturen. Deze mogen ze dan pas tijdens de sessie openen. Sta ook stil bij de zorgen die in de organisatie leven. Dit is een perfect moment om de periode van verplicht thuiswerken officieel af te sluiten.

3. Maak goed gebruik van narrowcasting

Tijdens de reboarding is het belangrijk dat er extra veel gebruik gemaakt wordt van narrowcasting. Frankwatching licht in een blog toe waarom we ons moeten voorbereiden op het nieuwe normaal. Ook wordt er uitgelegd hoe organisaties in Azië dit doen door middel van onder andere narrowcasting. Zo kun je bijvoorbeeld de maatregelen duidelijk maken met bewegende beelden.

“Organisaties in Azië maken in hun nieuwe normaal gebruik van alle reguliere top-down communicatiekanalen die ze ter beschikking hebben. Denk aan digitale town halls, narrowcasting-schermen, intranetten, bedrijfsapplicaties, e-mails of screensavers.”

Dit is interessanter dan een saai lijstje met regels en het blijft beter hangen. Ook kun je de meest gestelde vragen verzamelen en de antwoorden verwerken in je interne communicatie. Medewerkers willen bij hun terugkomst op de werkvloer zo goed mogelijk worden geïnformeerd. Op deze manier zijn de medewerkers beter bewust van de maatregelen die gelden binnen het bedrijf.

Maak je nog geen gebruik van narrowcasting? Of denk je dat jouw huidige systeem efficiënter en/of effectiever kan? Wij hebben een starterspakket geïntroduceerd waarmee je slim, snel en effectief bewustzijn creëert. Dit pakket bevat één beeldscherm, een player en een licentie.

4. Maak gebruik van de kracht van herhaling

Het is belangrijk dat medewerkers zich continu bewust zijn van de geldende hygiëne- en veiligheidsmaatregelen. Je ziet ook dat, nu winkels en restaurants de deuren weer openen en er weer meer mensen op pad gaan, het moeilijker wordt om bijv. afstand te houden. Door continu en via verschillende kanalen deze boodschap te herhalen, zorg je ervoor dat personeel zich niet alleen continu bewust is van de maatregelen, maar ook sneller de regels zal respecteren.

5. Wees transparant in je interne communicatie

Het is van essentieel belang om transparant te zijn in de communicatie met de medewerkers. In deze onzekere tijden is het extra belangrijk dat medewerkers informatie direct van de organisatie ontvangen en niet via andere kanalen. Wees dus eerlijk over hoe het met het bedrijf gaat. Zo kan er snel worden geschakeld en samen worden gewerkt om nieuwe oplossingen te vinden.

6. Maak het samenwerken en communiceren zo veilig mogelijk

Wanneer de medewerkers terugkeren op de werkvloer, zullen ze weer in teams en groepen samenwerken. Dit kan niet meer op de oude manier en moet zo veilig mogelijk gebeuren. Dit maakt het belangrijk om chat- en online software te gebruiken. Platformen als Skype en Slack maken het mogelijk om zowel op een professionele als veilige manier met elkaar te communiceren. Een voordeel is dat het niet uitmaakt waar de medewerkers werken, iedereen kan nog steeds met elkaar in contact komen.

7. Houd thuiswerken bespreekbaar

De maatregelen versoepelen en we mogen de werkvloer bijna weer betreden. Echter moet dit niet betekenen dat thuiswerken geen optie meer is. Daarom is het van groot belang om dit in de interne communicatie goed te bespreken. Kinderen gaan bijvoorbeeld niet elke dag naar school. Het kan zijn dat er geen oppas wordt gevonden, thuiswerken is dan de enige optie. Bespreek dus goed welke medewerkers wanneer worden verwacht, hoeveel ruimte de medewerkers hebben om daar zelf over te beslissen, wat dit betekent voor de arbeidsvoorwaarden, etc.

Omdat er wordt verwacht dat veel meer mensen thuis zullen werken dan voor de coronacrisis is een interne communicatie app een zeer goede oplossing.

8. Optimaliseer het feedbackproces

Tijdens het reboardingsproces, is het cruciaal om feedback te verzamelen van je medewerkers. Door medewerkers te betrekken bij het proces, zorg je ervoor dat het goed en veilig verloopt. Ook bevordert dit de teamspirit en de betrokkenheid. Het gebruik van reguliere enquêtes is traag en bemoeilijkt het proces, waarin het essentieel is dat iedereen op één golflengte zit.

Ook hiervoor is de interne communicatie app een goede oplossing. Deze kan zo worden ingericht dat medewerkers met slechts één druk op de knop kunnen laten weten hoe zij vinden dat het werk verloopt en hoe zij de reboarding maatregelen ervaren.