WKR: ook kwestie van communicatie

De invoering van de werkkostenregeling in 2015 raakt alle werkgevers en werknemers in Nederland. Hoe kun je je ook qua communicatie voorbereiden op ‘Operatie WKR’? Welke stappen moet je doorlopen? Welke acties kun je ondernemen? Zeker is dat goede voorlichting en communicatie met de werknemer de kans op succes aanmerkelijk vergroot.

Stap 1: Voorlichting & overzicht

Eerste stap bij succesvolle invoering van de WKR is praktische voorlichting. Medewerkers moeten weten wat er aan de hand is en ze moeten in actie komen. Zo moet er een overzicht komen van het geheel aan vergoedingen en verstrekkingen die werkgevers aan werknemers geven. Zo’n overzicht moet tot stand komen in samenwerking tussen werkgever, salarisadministratie, financiële administratie en eventueel ook externe adviseurs. Simpelweg de arbeidsvoorwaarden uit arbeidscontracten, personeelsreglement en cao’s bij elkaar brengen is niet voldoende. Want een kerstpakket bijvoorbeeld of een keer een lunch staan daar niet in. Voor alle partijen is het belangrijk te weten hoe de WKR werkt en waarnaar ze precies moeten zoeken. Brieven, foldersof workshops kunnen hen informeren en tot actie aanzetten.

Stap 2: Beslissing nemen

Het overzicht van vergoedingen en verstrekkingen maakt duidelijk welke consequenties de WKR heeft voor de werkgever. Sleutelvraag: blijven de huidige vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte? Nu deze waarschijnlijk naar 1,2% van de loonsom gaat, is dat niet vanzelfsprekend. Een handig rapport met uitleg en gevolgen in harde euro’s, geeft de werkgever het overzicht. Het is tevens de opmaat voor de volgende stap: beslissingen nemen. Is de vrije ruimte te krap, dan moet een werkgever mogelijk arbeidsvoorwaarden aanpassen of ervoor kiezen bepaalde zaken bij de werknemers als loon te belasten. Het spreekt voor zich dat dat niet zonder overleg kan. Wijziging van arbeidsvoorwaarden is een ingrijpend traject, waarin goede voorlichting en communicatie met de werknemer de kans op succes aanmerkelijk vergroten.

Stap 3: Personeelsreglement aanpassen?

Of de WKR voor een werkgever nu veel of weinig gevolgen heeft, het is hoe dan ook een goede aanleiding het personeelsreglement eens goed onder de loep te nemen. De WKR biedt immers ook kansen om ruimer en anders te vergoeden dan voorheen. Een aantrekkelijk en begrijpelijk personeelsreglement bindt werknemers. Hetzelfde geldt voor een arbeidsvoorwaardenkeuzesysteem (cafetariaregeling): de WKR is een uitstekende gelegenheid om dit op te frissen.

Stap 4: Instructies vernieuwen

De WKR heeft grote administratieve gevolgen. De indeling in belast en onbelast loon, vrije ruimte, nihilwaarderingen en vrijstellingen moeten ook terechtkomen in de financiële en salarisadministratie. Softwareleveranciers moeten de software aanpassen, maar de gebruikers moeten hier ook mee om kunnen gaan. Bovendien moeten het boekhoud- en salarisprogramma op elkaar afgestemd zijn zodat bijvoorbeeld snel bepaald kan worden hoe het staat met de vrije ruimte. Heldere instructies kunnen ervoor zorgen dat de introductie van de WKR soepel verloopt.