Een reis vol uitdagingen

Bij veranderingen in de digitale werkomgeving (introductie nieuw cliëntportaal, sociaal intranet, Teams) slaan we als organisatie automatisch ook een nieuwe richting in. Adoptie van deze nieuwe middelen zien we dan ook als een reis. Een reis met een duidelijk einddoel. Het pad daar naartoe is in de meeste gevallen geen rechte lijn.

Mijn collega Doreen Borneman schreef hier al eens over in Duik in de digitale verandering. Om de organisatie en haar medewerkers mee te nemen, zullen we hen richting moeten geven. Hoe doe je dat?

Richting geven – adoptie en communicatie

De eerste stap is het bepalen van de adoptiestrategie. Inhet plan van aanpak zet je:

• het einddoel
• de rol van de nieuwe (IT-)middelen in het samenwerk-/communicatielandschap
• de doelgroepen
• het gewenste (werk)gedrag, per doelgroep
• de impact die de verandering vraagt
• de adoptiefactoren die leiden tot het gewenste (werk)gedrag, per doelgroep
• de adoptieacties op de 3 lijnen: communicatie, scholing en borging, per doelgroep

Veranderende richting – beweeg mee

Maar net als een boot die een bepaalde koers uitzet waarbij gaandeweg de windrichting verandert, kan de verandering ook tijdens het project plaatsvinden. Dat betekent dat je je koers moet verleggen om toch het einddoel te bereiken. Met andere woorden: wees niet bang om je adoptieplan tussentijds aan te passen als de veranderende omstandigheden daarom vragen.

Spreek elkaar aan op afspraken en geef zo kleine duwtjes in de juiste richting.

En net als bij een bootreis betekent dat vaak niet meteen helemaal overstag gaan, maar de koers iets verleggen. Neem je medewerkers daarin wel mee! Als je dat niet doet zijn zij hun richting kwijt, vallen stil of vallen terug in oud of ongewenst (werk)gedrag.

Langdurige steun – borging

Bij veranderingen zijn mensen geneigd, ook jij en ik, om terug te vallen in oud gedrag en patronen. ‘Die oude werkwijze is een bekende weg en kost me weinig moeite, dus dat doe ik liever’. Met andere woorden: mensen hebben de neiging om af te wijken van de nieuw ingeslagen richting. Herkenbaar?

Om dat te voorkomen is het van belang elkaar te ondersteunen en te helpen. Spreek elkaar aan op de afspraken die zijn gemaakt en geef daarmee kleine duwtjes in de juiste richting. Maak bijvoorbeeld gebruik van ambassadeurs in je organisatie. Ook een buddy-systeem is een effectief middel.

Adoptie is een reis vol uitdagingen. Het geven van richting – door communicatie, scholing en borging – is essentieel om de reis succesvol te maken, het einddoel te bereiken en de nieuw ingeslagen richting te blijven volgen. Maar misschien nog wel belangrijker, kunnen anticiperen op wat je onderweg tegenkomt!

Benieuwd hoe zo’n adoptiestrategie er in de praktijk uitziet? En wat de vervolgstappen zijn? Ik laat het je graag zien!