Hybride werken? Zo ontwikkel je een toekomstbestendig beleid

Het afgelopen jaar hebben veel organisaties in stroomversnelling aanpassingen moeten maken voor hybride werken. Sinds het begin van de coronacrisis in maart 2020 zijn we massaal gaan thuiswerken. Maar ook nu er versoepelingen om de hoek staan, blijft de verwachting dat dit (groten)deels blijvend is. Veel medewerkers willen immers niet meer vijf dagen in de week naar kantoor, nu ze gewend zijn om thuis te werken. En om die balans tussen het thuis- en op kantoor, oftewel het hybride werken, goed te waarborgen, is het belangrijk om als HR-professional een lange termijn beleid te ontwikkelen.

Veel organisaties zijn hier al mee bezig. Zo introduceerde Spotify onlangs een beleid waarbij medewerkers de keuze hebben om op afstand of vanaf kantoor te werken. Eventueel kunnen ze ook kiezen voor een combinatie, hybride werken, zolang ze dit tijdig communiceren. Ook Dropbox ontwikkelde een beleidsplan, waarin werken op afstand de norm blijft. Huidige werkplekken op kantoor worden omgebouwd tot co-working spaces, genaamd ‘Dropbox Studios’, waardoor medewerkers toch nog samen kunnen werken op kantoor als dat weer veilig is.

Alles begint met de basis

Hoe is dat in jouw organisatie? Ben jij al bezig met de ontwikkeling van een toekomstbestendig hybride werken beleid? En hoe pak je dit dan aan? 2DAYSMOOD gelooft erin dat alles begint met de basis. Door (frequent) feedback op te halen bij je medewerkers krijg je inzicht in waar je nu staat als organisatie. Vanaf daar kun je gaan kijken wat er al goed gaat, en waar mogelijk actie vereist is. Speciaal voor hybride werken hebben wij onze nieuwste enquête ontwikkeld: Toekomst van Werk. Wil je testen hoe het met jouw medewerkers gaat onder het hybride werken? Dat kan!

Hier lees je welke 5 thema’s essentieel zijn voor de inrichting van je toekomstbestendige organisatie. Waar moet je allemaal rekening mee houden bij het ontwerpen van een hybride werken beleid?

Checklist hybride werken: de vijf thema’s voor je beleid

Bij het ontwerpen van je hybride werken beleid kun je niet zomaar afgaan op je gevoel. Door het verzamelen van medewerkersfeedback kun je het beleid inrichten aan de hand van real-time data. Daarom hebben wij de vijf belangrijkste thema’s voor je op een rij gezet.

Tip: Als je vooraf feedback vraagt en vervolgens blijft monitoren of jouw acties het gewenste effect hebben, kun je desnoods bijsturen en medewerkers ook op langere termijn tevreden houden. Dit kan met de real-time meetmethode van 2DAYSMOOD.

1. Welzijn

Het thema ‘Welzijn’ gaat over het behouden van een goede fysieke en mentale gezondheid van medewerkers op de lange termijn. Als je je medewerkers of team vaak ziet op kantoor, heb je sneller in de gaten hoe het met ze gaat. Maar bij hybride werken zie je elkaar niet evenveel, wat het al snel lastiger maakt. Stel je team, medewerkers én natuurlijk de HR-afdeling daarom de volgende vragen:

Hoe zorgen we ervoor dat we onze toekomstbestendige (online) hybride cultuur zo inrichten dat we een goed werknemerswelzijn kunnen waarborgen? Voelen medewerkers zich veilig genoeg om weer naar kantoor te komen?

2. Organisatie

Het thema ‘Organisatie’ verwijst naar de kern van de organisatie en hoe je streeft naar het communiceren van dezelfde boodschap aan alle interne en externe belanghebbenden (waaronder dus al je medewerkers). Daarin zijn samenhang, geloofwaardigheid en ethiek erg belangrijk om als organisatie uit te stralen. Hierbij is hybride werken geen doel op zich. De uitdaging ligt ‘m in hoe je blijft communiceren met medewerkers die deels thuis en deels op kantoor werken. Niet iedereen leest die flyer op kantoor, en mensen die wél veel op kantoor zijn zullen zich misschien minder bevinden in de online communicatiekanalen. Bij dit thema kun je de volgende vraag stellen bij het maken van je hybride werken beleid:

Hoe zorg je er samen voor dat iedereen op de hoogte blijft van belangrijke zaken en dat medewerkers zich verbonden blijven voelen met de missie en visie van je organisatie?

3. Verbinding

Het thema ‘Verbinding’ verwijst naar de onderlinge (ervaren) verbinding tussen medewerkers, managers en de organisatie. Deze verbinding is in het geval van hybride werken alles behalve vanzelfsprekend. Het zal misschien per persoonlijkheid verschillen wie er veel thuis werkt en wie niet. Hoe zorg je dan dat die medewerkers tóch met elkaar in verbinding blijven, en er geen groepjes ontstaan? Hoe zorg je dat je als manager evenveel aandacht besteed (zo nodig) aan thuiswerkende medewerkers als diegenen op kantoor? Om je hybride werken beleid hierop voor te bereiden, kun je jezelf de volgende vragen stellen:

Hoe zorgen we ervoor dat we onze toekomstbestendige (online) hybride cultuur zo inrichten dat we ook op afstand een goede onderlinge verbinding waarborgen?

4. Leiderschap

Het thema ‘Leiderschap’ verwijst naar alle leidinggevenden die de organisatie leiden en die verantwoordelijk zijn voor het effectief beheren van de middelen binnen de organisatie, het inspireren van medewerkers om hun beste werk te doen en het cultiveren van een succesvolle organisatiecultuur. De inrichting van een toekomstbestendig (online) hybride werken beleid heeft grote invloed op leiderschap. Denk daarom eens na over de volgende vragen:

Wat wordt de rol van leidinggevenden? Hoe waarborgen we ook op afstand goed leiderschap? En wat is hier voor nodig?

5. Inrichting hybride werkplek

Het thema ‘Inrichting hybride werkplek’ gaat over het duurzaam inrichten van de toekomstbestendige (online) hybride werkplek. Of ze nou thuis werken, op kantoor of een combinatie daarvan, medewerkers moeten hun werk goed kunnen doen en daarvoor de middelen hebben. Als dit achter blijft, heeft dat als gevolg dat mensen toch vaker op kantoor komen om die middelen op te zoeken – en dan is je hybride werken beleid dus mislukt. Denk daarom na over deze vragen:

Als we permanent deels thuis, en deels op kantoor willen werken, wat is daar dan voor nodig? Wat wordt de functie van het kantoor? En hoe zorgen we er met elkaar voor dat de IT-infrastructuur het ook toelaat om (deels) vanuit huis te werken?

Start jouw hybride werken beleid!

Is jouw beleid al klaar voor hybride werken? Met deze vijf thema’s kun je alvast een begin maken. Maar dit is nog maar het begin: om de hybride werken ervaring optimaal in te richten heb je feedback nodig van je medewerkers. Daarvoor heeft 2DAYSMOOD de nieuwe vragenlijst ‘Toekomst van Werk’ ontwikkeld: zodat jij je hybride werken beleid niet op een onderbuikgevoel inricht, maar op werkelijke real-time data. Wil je daar snel en makkelijk mee aan de slag?

Vraag hier een demo of quickscan aan